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Digitalización documental en el Archivo del Nacionalismo Vasco
Desde siempre se ha considerado que la digitalización de la documentación debe ser el último paso de todo el proceso que engloba la organización completa de un fondo documental. Instalación, clasificación, ordenación, descripción,.... son labores previas que hay realizar para poder conservar óptimamente el patrimonio cultural y proporcionar –finalmente- una buena difusión de la información contenida en los documentos. Si esta difusión se puede realizar aprovechando y beneficiándonos de las ventajas que nos proporciona hoy en día la tecnología más avanzada, es decir, la reproducción digital de los documentos y su expansión (visualización y recuperación) vía internet, el acceso a la información y la capacidad de conocimiento que podemos conseguir, alcanza cotas inimaginables respecto a épocas pasadas. Gudaris.
Sin embargo, los procesos de digitalización de los documentos no tienen por qué llevarse a la práctica únicamente al final del proceso. También pueden darse al principio, en algunos casos, como cuando, por ejemplo, preservar la información contenida en un determinado soporte en malas condiciones de conservación, nos asegure eficazmente su permanencia; o cuando el valor e importancia del documento que tenemos entre manos nos obliga a realizarle una copia de seguridad que nos garantice para el futuro todo lo que nos proporcionará su “imagen”, en caso de inexistencia del original.
En el Archivo del Nacionalismo se han promovido desde su constitución tres procesos de digitalización de documentos, atendiendo precisamente a estos casos mencionados: como copias de seguridad, preservación de contenidos en peligro de desaparición y difusión de documentación organizada. Digitalización de “joyas documentales”
Con el empleo del programa informático para la organización y descripción de la documentación adquirido en el Archivo a mediados de los años 90 se comenzó –de modo casi experimental- la digitalización de aquellos documentos más antiguos y emblemáticos, considerados joyas del nacionalismo vasco por su contenido, forma e historia (escritos de Sabino Arana, juramento de Leizaola, cartas de gudaris desde la cárcel, etc.). Paralelamente, este proyecto surgió con la doble intención de comprobar, al mismo tiempo, el funcionamiento y aplicaciones que ofrecía el mencionado programa, que permitía la combinación de una base de datos documental y otra de imágenes.
Así pues, se digitalizaron, en primer lugar aquellos documentos considerados por el Archivo como "joyas" y, a continuación, documentación del Partido Nacionalista Vasco que se estaba organizando y describiendo. De esta forma, se pudo comprobar que, efectivamente, el programa permitía gestionar la base de datos, navegar por ella y visualizar las imágenes digitales de los documentos originales que permanecen físicamente en las carpetas dentro de las cajas de instalación. Todo ello mediante un dispositivo que indicaba el número del CD que debíamos introducir en el ordenador para poder ver las imágenes digitales adscritas a las fichas descriptivas y que habían sido previamente digitalizadas y grabadas en los Cdroms. Uno de los libros digitalizados.
Se trató de un proyecto realizado en dos fases, con la digitalización de unas 15.000 imágenes en cada partida, y que fue realizado por una empresa externa a la Fundación Sabino Arana. El mayor contratiempo que surgió a la hora de llevar a cabo las digitalizaciones fue la imposibilidad de automatizar dicho proceso, debido a la antigüedad y consistencia de los documentos y a sus diferentes tamaños. Se tuvo, pues, que configurar el escáner para cada digitalización, ya que se debía respetar el orden establecido que presentaba la documentación original.
Como prácticamente toda la documentación era en blanco y negro, las imágenes fueron digitalizadas en escala de grises, en formato JPG y con una resolución no superior a los 200 dpi. Digitalización de fotografías en placas de cristal
Un segundo proyecto de digitalización que realizó el Archivo del Nacionalismo consistió en la digitalización de más de 2.000 imágenes que se encontraban en su gran mayoría en placas de cristal.
En este caso, la preservación de los contenidos fue lo que motivó su digitalización. El mal estado de conservación de muchos de los cristales y la imposibilidad de obtener de ellos las instantáneas aceleró la decisión de salvaguardar la información para el futuro. Placas de cristal a modo de collage.
Antes del escaneado de las imágenes, todos los soportes fueron limpiados y restaurados, para, una vez capturadas las imágenes, encapsularlos individualmente con materiales neutros e instalarlos correctamente en contenedores apropiados. Todo ello, para frenar el deterioro de los soportes. A partir de ese momento, ya se podía trabajar -cuantas veces fuera necesario- la imagen digitalizada sin manipular los cristales originales.
Este proyecto de digitalización también se realizó de forma externa al Archivo y para el escaneado de las imágenes se utilizaron cuatro resoluciones, desde una alta (2400 dpi) a una baja y dos intermedias.
Una vez digitalizadas las fotografías éstas se han ido describiendo en la base de datos del Archivo fotográfico, indicando como signatura topográfica el número del Cdrom correspondiente. Digitalización de documentación organizada y descrita
En este tercer proyecto la digitalización de la documentación sí vino a constituir el último paso dentro del proceso de organización de un fondo documental.
Se trató de la documentación de la Generalitat de Catalunya, generada tanto en el interior como en el exilio, que había sido conservada por los vascos durante lustros en París y Baiona, y que la Fundación Sabino Arana entregó a la Generalitat en el mes de febrero de 2002.
Después de la firma de un convenio de colaboración entre las instituciones públicas y privadas catalanas y vascas -que culminó con el acto de entrega de dicha documentación en Catalunya- se llevaron a cabo distintos trabajos.
A la primera descripción de la documentación catalana realizada en el Archivo, siguió una reclasificación de la misma por parte de técnicos catalanes. Descendieron aun más en la descripción de las series y expedientes, y la ordenación de los documentos en cada carpeta – según criterios alfabéticos o cronológicos- quedó fijada definitivamente.
Con estas labores previas ya estaba todo preparado para la digitalización de los documentos como último paso en la organización de este fondo documental.
Los documentos tratados fueron diversos: junto a documentos de archivo (cartas, informes, telegramas, etc.) se digitalizaron también algunos ejemplares de Hemeroteca y Biblioteca -publicaciones, folletos y monografías- que formaban parte del fondo documental. El convenio firmado incluyó también la digitalización de toda la documentación vasca generada en Catalunya durante los años de la guerra y que forma parte de los fondos vascos que se conservan en el Archivo del Nacionalismo El Arxiu Nacional de Catalunya custodia desde 2002 los documentos originales del Fondo de la Generalitat y una copia de todas las digitalizaciones realizadas. El Archivo del Nacionalismo, por su parte, también posee una copia de toda la digitalización efectuada, así como del instrumento de descripción elaborado (inventario y base de datos) por los archiveros catalanes.
