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Políticas de difusión en los servicios de archivo en los comienzos del siglo XXI: perspectivas
2003/12/12-19 Políticas de difusión en los servicios de archivo en los comienzos del siglo XXI: perspectivas Ramón Martín Suquía, Archivero. Archivo Histórico de Protocolos de Gipuzkoa.
rmartin@gipuzkoa.net Los archivos frente a un cambio global
Los archivos son, ante todo, servicios de difusión de información. Aunque necesitan además cumplir con otras funciones como las de conservación o recogida de la documentación, todas ellas no tendrían sentido si, al final del proceso, no se diera la difusión. Este axioma, que en la actualidad puede parecer lógico, es relativamente moderno, se empieza a desarrollar en las denominadas sociedades del bienestar ya que, con anterioridad, los archivos eran sobre todo guardianes de una información que sólo se hacía llegar a una minoría. Por otra parte, es un lugar común el considerar que todas las instituciones que gestionan información (medios de comunicación, administración, centros de investigación,...) han sufrido un importante cambio al tener que adecuarse a las diferentes circunstancias tecnológicas y culturales que han confluido en los últimos veinte años en nuestra sociedad.
La combinación de estas dos realidades ha tenido sus consecuencias sobre los archivos: muchos de ellos –los que han podido- han tenido que cambiar el paso, y han orientado muchos de sus esfuerzos al objetivo final de la difusión. En estas circunstancias, ¿cómo pueden evolucionar los programas de difusión en los servicios de archivo?.
Toda una serie de factores, sobre todo externos a los propios servicios de archivos, obligan a la continua mejora de las formas y medios de difusión de la información relativa a sus fondos documentales.
Por una parte, la consideración legal, y por lo tanto social, de los Archivos como servicios a disposición de la sociedad, tanto en su faceta administrativa como cultural, no permite una limitación del universo de los usuarios de archivo.
Por otra parte, el deterioro por el uso, por la propia manipulación, de los documentos conservados, que ha sido un argumento clave para la limitación en la consulta de los documentos de carácter histórico, está pasando a ser superado por la presencia de las nuevas técnicas de reproducción de la imagen, sobre todo la digitalización. Estas técnicas permiten una reproducción de los documentos sin ser deteriorados, al contrario que la fotocopia, y su lectura sin necesidad de aparatos especiales – el gran inconveniente que presentaba la microfilmación -.
Por último la expansión del universo Internet que ha hecho que todas las instituciones que trabajan con información hayan tenido que modificar muchos hábitos de funcionamiento, hace que se expanda el universo de los posibles usuarios de archivo y provoca el cambio del modo de interacción ‘archivero–usuario’ que pasa de ser presencial a ser virtual.
Todos estos factores parece que obligan a una potenciación de las políticas de difusión de los archivos. ¿Qué cambios requiere una política de difusión? Archivos y políticas de difusión expansivas: una ecuación complicada
Si tenemos en cuenta los factores citados puede vislumbrarse un futuro de la difusión de los servicios de archivo en el que tomen relevancia recursos que permitan el acceso a las referencias de los documentos - o a las imágenes de los propios documentos -, a todo tipo de usuarios, que permitan la consulta desde fuera del propio archivo, y que logren una interacción ágil con los usuarios. Lo cual se plasmaría en una utilización de recursos de recuperación de la información (bases de datos,...), el refuerzo de políticas de reprografía digital, la ampliación de la oferta ‘archivos’ a públicos nuevos, y la presencia en Internet. Pero, como ocurre en estos casos, es más simple plantear un posible futuro que los caminos que nos llevan a él.
Para la puesta en marcha de una política activa de difusión parece que será necesaria la combinación de diferentes acciones:
a) En contra de lo que pudiera parecer por la relación de las condiciones establecidas, sería necesario en primer lugar el huir de la fascinación tecnológica, y reforzar la faceta de conocimiento histórico. El archivero al describir fondos de archivo interpreta, y en la medida en que su trabajo es de interpretación, este no es sustituible por medios automáticos. La descripción es el valor añadido que debería hacer a los usuarios querer volver a utilizar los servicios de archivo, y no la presencia o no de recursos informáticos. Es cuando finaliza este proceso de interpretación cuando los medios informáticos le ayudan a él, y a sus usuarios, a recuperar la información que ha generado. Acudiendo a un análisis económico clásico, “producir” cualquier cosa exige saber y hacer bien el trabajo, y luego saber servirlo, el análisis de la difusión de la información nos enseña a servir; producir -saber y hacer bien el trabajo de descripción- es otra cosa.
b) En esta misma línea, cualquier desarrollo futuro no debería suponer la eliminación de los “productos” clásicos de difusión como las publicaciones de instrumentos descriptivos, folletos informativos, programas de visitas guiadas, o cualquier otro.
c) Una aplicación de recursos informáticos en los trabajos de descripción. No sólo pensando en el propio proceso de la descripción, como hasta la actualidad, sino en los procesos de recuperación. Es decir, debe lograr que el usuario seleccione de entre un universo de documentos dados aquellos que realmente le interesan, sin tener que recurrir para ello a ninguna persona como intermediario.
d) La aplicación de técnicas relacionadas con la recuperación de información, como son las de indización y control de autoridades: descriptores libres, listas de descriptores, lenguajes controlados (tesauros,...).
e) La aplicación de una forma común en la difusión de la información relativa a los documentos, una normalización, que permita a los usuarios entender la lógica de la procedencia, clave en la comprensión de cualquier documento de archivo (¿Porqué esta aquí este documento, y qué me puede contar?..., y qué no). Lo que exige la aplicación de formas de descripción normalizadas a nivel mundial, como la norma internacional de descripción ISAD (G).
f) Una adecuada política de reproducción en soportes alternativos que permita tanto una respuesta a las necesidades de los usuarios cercanos o lejanos como la preservación de la documentación en buenas condiciones de conservación, a la vez que impida la “descapitalización” de los servicios de archivo por la vía de la pérdida de su sustancia alimenticia pura: el carácter único de sus documentos.
g) La presencia en las redes de información, bien internas –en el caso de los archivos administrativos – o externas, Internet, no sólo con carácter testimonial, como ocurre a menudo en la actualidad, sino permitiendo la consulta de instrumentos descriptivos e, incluso, de las propias imágenes de los documentos.
h) La inclusión de imágenes de los documentos en los sistemas de recuperación, de manera que se permita una consulta a distancia de fondos documentales.
Estas diferentes acciones no parecen posibles sin que confluyan en los servicios de archivos varias líneas de fuerza: unos profesionales preparados, unas administraciones dispuestas a destinar recursos a la valoración del patrimonio y a los estudios históricos como puntos de apoyo de nuestra sociedad, una colaboración entre administraciones y profesionales para compartir recursos y experiencias, y una sociedad que tanto a través de la universidad o de ciudadanos interesados en cualquier aspecto histórico, potencie la investigación histórica con documentación primaria.
Primeros logros en políticas de difusión de fondos de archivo
En nuestro entorno ya se han puesto en marcha diferentes proyectos que están haciendo realidad esta nueva manera de actuar de los servicios de archivo, aunque se puede considerar que nos encontramos en el comienzo de este proceso.
La utilización de recursos informáticos para la descripción es ya común en muchos servicios. Un buen número de servicios de archivo (archivos de las diputaciones, municipales,...) disponen de sistemas de consulta en sala que permiten ajustar los procesos de búsqueda entre miles de registros.
Así mismo, es habitual algún tipo de presencia en Internet, aunque en la mayoría de las ocasiones sólo se pretende dejar constancia de la existencia del servicio y una reseña de los fondos que conserva. Es interesante en este punto contrastar esa presencia con la de otros lugares del mundo. La hoja web de la UNESCO nos permite localizar gran parte de los recursos archivísticos existentes en Internet, incluidos los de nuestro entorno.
Diferentes servicios sirven sus bases de datos en Internet, como es el caso de Eusko Ikaskuntza. En este ámbito, Badator, recurso internet del departamento de Cultura del Gobierno Vasco que reside en la hoja web, ha resultado ser un recurso pionero a nivel mundial en políticas de difusión de patrimonio documental, y permite desde hace un lustro la consulta de un buen número de instrumentos descriptivos de fondos documentales conservados en diferentes archivos de la CAE y de fuera de ella. Aunque todavía queda camino por recorrer, es un buen ejemplo de intento de una difusión universal y abierta a todos los ciudadanos. Por último se están llevando a cabo interesantes proyectos de digitalización de fondos documentales, algunos de ellos orientados a la difusión incluyendo imágenes, como son los casos de algunos archivos municipales, de la Fundación Sancho El Sabio, o de los archivos diocesanos de Vitoria, San Sebastián y Bilbao, que permiten vislumbrar el futuro de la difusión en los servicios de archivo. En ellos se están combinando ya las potencialidades de recuperación junto con las de visualización de las imágenes en soporte digital, y su consulta final en Internet.